CVR is een toonaangevend bedrijf in België en specialist in beschoeiingstechnieken zoals: berlinerwanden, secanspalenwanden, soilmixpalenwanden, onderschoeiingen, jet grout-wanden, vernagelde wanden, beschoeide sleuven, etc. Hun motto, “Gefundeerd op kennis en ervaring!”, is niet enkel een leuke marketingslogan maar een krachtige baseline, die de organisatie elke dag opnieuw richting geeft. Dit moet wel, gezien de complexiteit van de werven en de vaak moeilijke omstandigheden waarin de job moet geklaard worden! Vanuit het kantoor in Beringen stuurt CVR simultaan steeds tientallen werven aan over het hele land. 

CVR is erg op hun mensen gericht, heeft een no-nonsense cultuur en een zeer vlakke bedrijfsstructuur. Om de teams nauw te betrekken bij het managen van taken heeft elke leidingsgevende eerder elk zijn eigen doelen en KPI’s mogen bepalen. Dit leidde niet direct tot sterkere resultaten en een betere samenwerking. Oude problemen bleven, terwijl er nieuwe bijkwamen… 

CVR heeft daarom Transitie-Partners gevraagd mee te denken en een programma op te zetten, dat verder bouwde op het verleden en erop gericht was de puzzelstukjes te laten in elkaar vallen.

AANPAK

Stap 1: De oplossing werd primair gezocht in het verbeteren van de samenwerking en de verstandhouding tussen de afdelingen.  Om meer draagvlak te bouwen, werd gekozen om “het proces” als canvas te gebruiken. Een procesworkshop zorgde voor een gemeenschappelijke taal om de emotie en de communicatieruis naar de achtergrond te verdrijven. Op deze manier kon men meer open en gericht over proces-issues debatteren en daarbij ook werkbare oplossingen vinden. Dit creëerde een “aha-moment”, waarbij iedereen is beginnen inzien dat ze samen sterker staan dan alleen om het end-to-end proces beter te maken voor de klant!

De volgende stappen (2) en (3) werden ondersteund door het inbrengen van een organisatiecoach, om de verandering “van binnenuit” verder te laten gebeuren met de nodige begeleiding. Dit om de mensen, naast de gebruikelijke waan/orde van de dag, gefocust te houden op hun rol en hen op een natuurlijke wijze de geïntegreerde change effort te laten ervaren.

Stap 2: Tijdens de procesoefening werd de noodzaak van een gemeenschappelijk doel en referentiekader, waartegen alle zienswijzen en beslissingen kunnen worden afgezet, duidelijk. Deze bewustwording leidde ertoe de missie en de visie, de bedrijfswaarden van CVR te hernieuwen, en hierdoor de strategische doelen (Key Succes Factoren) te verduidelijken naar ieders context. Dit heeft geresulteerd in het natuurlijker aanvoelen van het gezamenlijke doel en wat CVR als collectief succesvol maakt!

Stap 3: Deze Key Succes Factoren en de gedeelde waarden werden door elke leidinggevende via de vraag ‘hoe kunnen wij daaraan bijdragen?’ opnieuw vertaald naar eigen doelen. Over de afdelingen heen viel de puzzel van doelen en objectieven nu wel mooi in elkaar. Voor elk team werd het nu duidelijk welk hun rollen en verantwoordelijkheden zijn in het geheel en hoe ze elkaar onderling kunnen versterken. Doelen definiëren is één. Ze bereiken is een ander paar mouwen. Vanuit dit besef ontstond een natuurlijke nood om het managementsysteem te verscherpen en te structureren. Niet meer reactief en blussen van diverse brandjes, maar proactief opvolgen en bijsturen vanuit de kracht van elk team. Door het introduceren van “continu verbeteren” (CIMS – Continuous Improvement Management System) wordt de organisatie, elk team en elk individu betrokken en gestimuleerd om mee te denken over mogelijke initiatieven om de werking te verbeteren en om problemen te anticiperen. Al snel bleek dit de samenwerking onderling en tussen de teams te bevorderden; temeer omdat de dialoog cross-afdeling gevoerd kan/mag worden.

Parallel met de uitrol van dit CIMS werd aandacht gegeven aan het begeleiden van de directie en teamleads, individueel en via workshops, om leiderschap aan te scherpen en hen bewuster te laten omgaan met hun rol als leider en inspirator binnen CVR. Waar vroeger de focus quasi volledig op werken ‘IN’ CVR lag is er nu ook voldoende aandacht voor werken ‘AAN’ CVR.  

LOOPTIJD

CVR heeft de zomer en het najaar van 2017 gebruikt om hun hernieuwde missie, visie en waarden scherp te stellen en de uitrol van het CIMS voor te bereiden. Begin 2018 is dan de eigenlijke uitrol gestart in al de teams. De inbreng van Transitie-Partners kan stelselmatig worden afgebouwd of verlegd omdat de organisatie voor de verschillende aspecten van het CIMS en het scherphouden ervan meer en meer op eigen kracht verder kan. Het internaliseren van de nieuwe elementen is ook voor Transitie-Partners een ultiem doel van elke opdracht omdat je alleen dan van ‘doelgericht en duurzaam veranderen van binnenuit’ kan spreken. Het is erg belonend om CVR als organisatie verder te zien omvormen naar een meer open en professioneel team dat zichzelf kan coachen en voortdurend op zoek gaat naar beter.

• De “Contractrondgang” is gehalveerd in doorlooptijd, waardoor tijdige en correcte uitfacturatie verhoogde met 80%.

• Door te meten wat we tussentijds correct en op tijd doen (zgn. RFTOT) kregen we zicht op de meest voorkomende fouten in het proces, waardoor er heel gericht kan worden gesleuteld aan verbetering. De RFTOT-meting verbeterde spectaculair naar meer dan 95%!

• (Interne)teammeetings verlopen meer gestructureerd, korter, met duidelijke acties en verantwoordelijkheden, en een degelijke opvolging.

• De aansturing van – en samenwerking tussen – de verschillende teams verlopen met veel minder ruis. Dankzij een algemene kennis van de procesflow en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden wordt er serener en met minder emoties omgegaan met moeilijke situaties.

• Er is meer ruimte en veerkracht om de “tussendoor opdrachten” het hoofd te bieden en zo te voldoen aan de klantvereiste om (soms eindeloos) flexibel te zijn, met behoud van kwaliteit en snelheid. De klantentevredenheid is daardoor gestegen naar het hoogste niveau ooit!

• Bij de start van het project waren er al bepaalde prestatiecijfers voorhanden, om mogelijke voortgang te meten. Voor andere aspecten van performance was er geen echte nul-meeting, maar het gevoel van vooruitgang is zeker aanwezig!

​REACTIES VAN DE MENSEN

• “…Ik ben fier om te zien dat we zelf in staat zijn onze informatiestromen helder te krijgen en samen op zoekt te gaan naar oorzaken en oplossingen…”

• “…De coach helpt ons wezenlijk door zijn aanwezigheid en beschikbaarheid voor ons. We kunnen met eender welke vraag bij hem terecht, waarbij hij een goede balans houdt tussen ons challengen en het aanreiken van handvaten en nieuwe concepten…”

• “…We voelden tijdens het project heel goed andere noden opkomen en Transitie-Partners heeft daarbij naadloos mee kunnen schakelen…”

• “…Als ik zie welke dingen de coach opvangt en aanvoelt, heb ik soms het gevoel dat ik in het verleden met oogkleppen rondgelopen heb…”

• “…De samenwerking en onderlinge verstandhouding is enorm verbeterd door het kunnen benoemen van issues in een gemeenschappelijke taal en zonder te verzanden in oeverloze discussies gedreven door emotie…”

• “…Onze KPI’s zijn intussen veranderd in een stuurwiel, terwijl ze vroeger enkel een achteruitkijkspiegel waren…”

• “… Door meer los te laten en te vertrouwen op het oordeel van mijn team en gericht te challengen, krijgt ik juist méér voeling met de vloer en wat er omgaat in het bedrijf!…”

• “…Omdat de coach niet te snel is uitgestapt hebben we een continu de steun gehad van ‘een stemmetje op de schouder’ dat ons steeds weer bij de les hield. Die begeleiding heeft mee voor het succes gezorgd!…”

​CONCLUSIE

Het verbetertraject van CVR bewijst dat organisatieverbetering duurzaam kan worden als je van binnenuit werkt en je de focus houdt. Door aan de organisatie te blijven werken en vol te houden als groep blijkt ook dat in moeilijkere momenten de onderneming zich natuurlijk aanpast en de situatie het hoofd biedt. Door de spreiding van verantwoordelijkheden, de continue gerichte dialoog en het beter kanaliseren van emotie blijft CVR functioneren zonder het einddoel uit beeld te laten gaan. Het is daarom belangrijk om tijdens de opbouw vrij en snel tussen onderwerpen en werkpunten te kunnen schakelen en daarmee alle verschillende aspecten van change versterkend op elkaar te laten inwerken.

Voor Transitie-Partners is de samenwerking met CVR erg aangenaam en dankbaar gebleken. Door de transparante en hands-on cultuur, het doorpakken en volhouden van de deelnemers – ook tijdens momenten van drukte of calamiteit – is het mooi om te zien hoe de verandering zich doorzet en verankert. Het is fijn te mogen werken voor een klant, die open staat voor verandering en daadwerkelijk iets opneemt en vastpakt!

TRANSITIE-PARTNERS

Transitie-Partners is een veranderbedrijf dat ondernemers helpt het rendement van de interne organisatie te verbeteren en de organisatie veranderkracht te vergroten. We doen dit door bestaande structuren en processen efficiënter te maken, door het identificeren van gedragen projecten, het creëren van duidelijkheid en het verhogen van de kennis om aan de interne organisatie te werken. Verbeteren en veranderen kan enkel duurzaam zijn als het met de medewerkers van vanuit de onderneming zelf gebeurt. Het is de missie van Transitie-Partners organisatie hierin te inspireren en onze taak om dat vliegwiel van binnenuit in beweging te helpen brengen, de verandering te initiëren en de transitie te begeleiden.