VDS Vanderstraeten: “Let’s build together!”

VDS Vanderstraeten ontwerpt, bouwt, financiert en onderhoudt gebouwen in de publieke en private sector. Al meer dan 85 jaar. Gestoeld op traditie, kennis en vakmanschap. En met een open blik op de toekomst. VDS zet in op innovatie. Op elk terrein: mensen, middelen en technieken.

Het geheim? Samenwerking! Het is de hoeksteen van elk project. Opdrachtgevers, medewerkers en partners: samen gaan voor het hoogst haalbare: Topkwaliteit! Telkens weer. In een open en respectvolle sfeer. Een visie, die binnen de VDS Group gedeeld wordt met Execon en VDS Peremans.

“Let’s build together!”

 

Uitdagingen veranderen als je groeit!

Door de jaren heen heeft de rol van VDS Vanderstraeten in het bouwproces een grondige transitie ondergaan. Het bedrijf is zich voluit gaan richten op de totaalcoördinatie en -ontzorging van haar opdrachtgevers. 

Om deze transitie te realiseren was er naast een nieuwe organisatie ook een verschuiving nodig in teamsamenstelling. De geplande groei kwam in 2010 goed op dreef, maar in 2016 begon de motor te sputteren. De “op de groei” aangepaste organisatie bood een belangrijk stuk van de oplossing, maar bracht ook nieuwe uitdagingen.  Ondanks de goede wil, drive, en alle kennis en ervaring draaide de organisatie toch niet zoals verwacht. VDS kwam voelbaar in een spiraal terecht van steeds harder werken en geen tijd om afstand te nemen en vooruit te denken over slimmer werken.

Naast de hun experten-rol bleek het aansturen van mensen voor veel leidinggevende niet evident. Het orderboek groeide, maar zorgde vaak voor extra stress in de organisatie en werkprocessen bleken niet bestand tegen de grote instroom van dossiers, met fouten en lange doorlooptijden tot gevolg en veel ruis in de onderlinge communicatie tussen afdelingen en verantwoordelijken.  

 

VDS Vanderstraeten ontmoet Transitie-Partners

In februari 2019 besprak eigenaar en CEO, Michel Vanderstraeten, deze duidelijke zelfanalyse met Transitie-Partners. Tijdens deze kennismaking ontstond er snel een gevoel van gedeeld begrip voor de uitdaging én voor de weg vooruit.

Michel was direct mee met de slagzin van Transitie-Partners: ‘doelgericht en duurzaam veranderen van binnenuit’ en in overleg werden meteen de doelstellingen van een opdracht en de krijtlijnen van aanpak uitgezet.  

 

Aanpak

In de beginfase van dit transitie-project werd met de kerngroep van directie, management en leidinggevenden de tijd genomen om:

• de missie, visie en waarden van de groep helder te krijgen;
• te kijken naar welke verbeterinitiatieven succesvol of minder succesvol waren uitgerold;
• de strategische doelen goed te begrijpen. 

Op basis van deze 360° Organisatie-verbeterscan werden een beperkt aantal, maar elkaar versterkende “werven” (no pun intended) uitgezet >> lees meer. 

1. Na de scan werd in de eerste werf nadrukkelijk ingezoomd op ‘de VDS-droom’ en hoe de strategie uit te dragen in de organisatie zodat een stevig draagvlak gebouwd kon worden voor het vervolg;
2. Nadien is ingezet op een duidelijke management- en overlegstructuur, geënt op het bestaande hoofdproces, als fundament om een goed evenwicht tussen werken IN en werken AAN de organisatie te bekomen;
3. De teams werden heel nauw en hands-on betrokken om ‘hun’ processen te verduidelijken. Vooral met het oog op duidelijkheid, eigenaarschap en de daaruit voorkomende; doorloopsnelheid! Het natuurlijke gevolg was dat men quick-win optimalisaties zag en deze ook meteen doorvoerden; Checklists en overdracht momenten werden gestandaardiseerd en geactiveerd in de juiste context;
4. Parallel aan deze operationele initiatieven werd, waar relevant, er pragmatisch gewerkt aan leiderschap skills en het managen vanuit het positieve; 

• • Zoals o.a. het geven van constructieve feedback, het omgaan met emotie en het aanpassen van leiderschaps- en communicatiestijl aan de individuele werknemer en de specifieke context;
  • Het stimuleren en motiveren van mensen door hun verantwoordelijkheid te laten opnemen en geëngageerd te kunnen zijn. 

Doordat doelstellingen van bij de start concreet en meetbaar gemaakt zijn, werd de positieve trend snel zichtbaar, wat het draagvlak verder versterkte. Een spontaan ‘Yes we can!’-gevoel zorgde er dan ook voor dat het vliegwiel ‘van binnenuit’ op gang kwam en voor een steeds krachtiger momentum zorgde. 

Karel Luyckx, aangetrokken als Algemeen Directeur om de operationele aansturing van de groeiende groep van Michel Vanderstraeten over te nemen, heeft het lopende transitie project onmiddellijk omarmd. Hij heeft ook zelf een aantal aspecten van de change onder zijn hoede genomen en aangestuurd.

Karel geeft aan: “Door de duidelijkheid in overlegstructuur en rollen reageerde de organisatie heel natuurlijk op mijn rol en dat heeft mijn aantreden aanzienlijk geholpen”.

 

Enkele resultaten

• De directie- en managementteam functioneren efficiënter, optimaler en met meer goesting dan voorheen;
• De organisatie-brede en resultaatgerichte aanpak zorgt voor efficiënte en effectieve samenwerking intern en ultiem dus ook voor tevreden klanten en ketenpartners. De zgn. First Time Right’ focus zorgt voor minder fouten en oponthoud in het proces en blijkt de juiste basis voor een vloeiende ‘flow’ in het bedrijf;
• De vaste overlegstructuur, gefocust op werken AAN en werken IN zorgt voor de nodige rust en flexibiliteit, met een positieve focus op meten en bijsturen;
• De gedeelde droom en overtuiging, dat VDS-collectief het verschil kan maken, zorgt voor meer goesting en de kracht om meer werk te verzetten;
• Doordat de teams en leidinggevende stelselmatig meer in hun kracht kwamen werd de transitie stelselmatig uit handen van Transitie-Partners genomen. Het ultieme bewijs dat de duurzaamheid inzet en dat Transitie-Partners met een gerust gemoed kan loslaten!

Michel en Karel voegen er nog aan toe: “The proof of the pudding is in the eating”. Dat hebben we aan den lijve mogen ondervinden, want bij het toeslaan van de Covid-19 crisis is onze organisatie spontaan in een remote en digitale modus blijven functioneren. Omdat we een beproefde overlegstructuur in place hadden is gebleken dat deze structuur evenzeer de nodige flexibiliteit bood om binnen de beperkingen van de maatregelen toch business as usual aan te houden. Meer nog; de tijd werd ten goede gebruikt om alvast vooruit te kijken en na te denken over – wat na Corona? -“.

 

Quotes

“Transitie-Partners is erin geslaagd om door te dringen tot de persoon door eerst een relatie te bouwen met de mensen, alvorens de change in te zetten: Met een goeie mix van theoretische en praktische coaching rond management en processen, gecombineerd met een mensgerichte aanpak, werden direct werkbare handvaten aangereikt waardoor iedereen snel in een positieve verandermodus kwam en nieuwe dingen snel opgepikt werden. Hierdoor kwam het vliegwiel van verandering in wezen automatisch op gang.”

 

“Het onderdeel ‘situationeel leidinggeven’ is een eye-opener! Samen met de genoemde overlegstructuur en de scherp gezette rollen en verantwoordelijkheden werd de weg naar meer zelfsturing en eigenaarschap ingezet.”

 

“Transitie-Partners heeft ons geholpen om regelmatig stil te staan bij de processen en handvaten gegeven om de dagelijkse operaties in bruikbare KPI’s te vatten en de overlegstructuur om ze pragmatisch te managen. Hierdoor zijn we terug in controle gekomen en loopt de aansturing weer synchroon.”

 

“Omdat de impact op het directie- en managementteams dermate groot is, is de onvoorwaardelijke en actieve steun van de CEO van cruciaal belang en eens de eerste successen zichtbaar worden gaat iedereen overstag omwille van een groeiend geloof en de goesting om zelf de schouders eronder te zetten.”